Uma das consequências da pandemia do Coronavírus foi a mudança na dinâmica do trabalho. Com as medidas de distanciamento para frear a ação do Covid-19, muitas empresas adotaram o modelo remoto como solução para manterem suas atividades.
Contudo, essa “novidade” trouxe uma série de obstáculos para o trabalho colaborativo em equipes, especialmente na produtividade, interação e comunicação. Uma forma de driblar as dificuldades, o compartilhamento de tela por meio de aplicativos foi uma das soluções encontradas.
Ao usar ferramentas tecnológicas que oferecem esse recurso, as equipes puderam compartilhar informações necessárias para o trabalho, sem precisar se encontrar presencialmente. Quer entender como isso funciona e quais os benefícios para a integração dos colaboradores? Confira a seguir!
Benefícios dos apps de compartilhamento de tela
Em um contexto no qual grande parte das organizações atuam de forma remota, os apps que permitem compartilhar a área de trabalho foram essenciais. Entre suas vantagens, destacamos as seguintes:
– versatilidade: possuem inúmeras funcionalidades, sendo ideais para reuniões virtuais, apresentações, treinamento, suporte técnico e colaboração em projetos;
– rentabilidade: proporcionam a redução de custo para as empresas, facilitando o encontro com clientes e fornecedores virtualmente, sem prejudicar a qualidade e a eficiência de uma demonstração;
– otimização de tempo: facilita a comunicação e colaboração em tempo real, permitindo que as tarefas fundamentais para os projetos sejam realizadas em menos tempo;
– aumento da produtividade: contribui para o crescimento da produtividade, devido às reuniões eficazes, que economizam tempo e recursos. Assim, os profissionais conseguem focar nas tarefas que realmente importam para o desenvolvimento do negócio;
Soluções dos aplicativos de compartilhamento de tela
Usar aplicativos para compartilhar a tela de computadores durante o trabalho significa aproveitar uma ferramenta que pode ser útil em diversas ocasiões. São elas:
– videoconferência: possibilita que os usuários conversem entre si por canais de vídeo. Essa é uma das soluções mais usadas em reuniões de trabalho à distância;
– audioconferência: permite que a comunicação seja feita por meio de canais de áudio, sem que os membros da equipe vejam uns aos outros. Porém, todos conseguem usufruir das mesmas funcionalidades de uma videoconferência;
– chat ao vivo em grupo: possibilita que os membros de uma reunião possam discutir sobre a apresentação sem interromper o anfitrião enquanto ele fala;
– alterar o anfitrião de uma sala: excelente recurso quando há mais de um apresentador em uma reunião virtual. Com isso, é possível alternar entre anfitriões para dar mais dinamismo à apresentação.
Utilidades dos aplicativos de compartilhamento de tela
Os recursos desses aplicativos podem ser aproveitados por todos os departamentos de uma empresa. Confira só:
– squads: grupo que mais utiliza o compartilhamento de tela — independentemente do setor do qual fazem parte —, seja em reuniões ou finalidades diversas;
– setor de RH: esse grupo consegue trabalhar com os colaboradores de forma remota, compartilhando documentos, revisando materiais em tempo real e orientando quanto aos treinamentos e avaliações de desempenho.
Planejamento de uma reunião com tela compartilhada
Depois de entender como os apps de compartilhamento de tela funcionam e quais são seus maiores benefícios na integração da equipe, veja como planejar uma reunião virtual corretamente.
Estimule o uso de vídeo
Apesar de ser um dos recursos mais utilizados, muitos profissionais não utilizam a ferramenta de vídeo durante as reuniões. É claro que isso não é obrigatório, mas a reunião fica mais dinâmica e os colaboradores mais engajados quando todos ativam o vídeo. Além disso, em uma reunião com um cliente, por exemplo, é possível receber um feedback em tempo real quando o vídeo está habilitado.
Facilite a entrada de áudio
Outra funcionalidade essencial para uma reunião de compartilhamento de tela é o uso do áudio. Igualmente ao vídeo, permite que as informações sejam transmitidas com mais rapidez e maior clareza. Você também pode aproveitar o áudio para conversar com todos os membros de sua equipe de uma só vez.
Realize testes previamente
Quanto maior for a importância de uma reunião, mais necessário é fazer testes na ferramenta de compartilhamento para evitar falhas durante a videoconferência. Problemas de conexão, corrompimento de arquivos e outras falhas podem surgir em reuniões virtuais. Por isso, garante que tudo esteja funcionando perfeitamente; cheque documentos importantes e verifique a conexão com a Internet.
Selecione o espaço ideal
Além de executar os testes técnicos com antecedência, analise o local onde a reunião acontecerá, pois, a luz — ou falta dela — impacta diretamente na qualidade da transmissão. Escolha um ambiente bem iluminado, com excelente conexão de Internet e silencioso o suficiente para não atrapalhar a conversa.
Preste atenção no tempo
Outro ponto que merece atenção é o tempo de duração da reunião. Ao contrário de um encontro presencial, é mais difícil manter a atenção dos participantes em uma conferência virtual. Por isso, quanto mais direto ao ponto você for, melhor. Isso ajudará a diminuir distrações e permite que apenas assuntos importantes sejam discutidos.
Mantenha a postura
Tome cuidado para manter a mesma postura que teria em uma reunião presencial. Afinal, o intuito é substituir um encontro presencial por algo que seja mais produtivo que um e-mail. Assim, certifique-se de levantar tópicos que realmente importam para a conversa, a fim de garantir a produtividade e eficiência.
Envie lembretes
Como não há contato presencial nesse tipo de reunião, é essencial lembrar os participantes do encontro periodicamente. Algumas pessoas podem se esquecer de verificar a agenda e perder a reunião. Para isso, basta enviar um lembrete — via e-mail ou mensagem de texto — com informações sobre o assunto da conferência e objetivos.
Essas foram as informações sobre como os apps de compartilhamento de tela podem aumentar a interação entre os membros de sua equipe. Caso não saiba qual aplicativo escolher, saiba que o Proseia é um excelente software de comunicação empresarial, pois oferece inúmeras funcionalidades para facilitar a reunião virtual da sua empresa.
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