A comunicação interna consiste na criação de canais eficientes na transmissão das mais diversas informações em uma empresa. Tão importante quanto a fluidez desse processo é a segurança dele, sendo prioridade que as empresas invistam em meios de garantir a conformidade à LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados.
Neste artigo, vamos explicar melhor sobre a importância da segurança na comunicação interna. Além disso, você terá várias dicas que ajudarão a melhorar o processo e torná-lo mais seguro. Continue a leitura até o final para ficar por dentro do tema!
Porque a comunicação interna é importante?
Uma boa comunicação colabora de forma decisiva no aumento da produtividade da equipe e proporciona um melhor clima organizacional. Para que o planejamento estratégico seja repassado às esferas táticas e operacionais do negócio, uma comunicação clara e fluida é indispensável. Em outras palavras, tão importante quanto estabelecer objetivos e metas é saber como transmiti-los a todos os envolvidos.
Vale também destacar os impactos do isolamento social nas empresas. Tanto a comunicação interna como a segurança da informação precisaram ser reforçadas, de modo a garantir que os colaboradores trabalhassem remotamente. Ainda que muitas atividades tenham voltado à normalidade, várias empresas adotaram o regime de forma híbrida, dada a redução de alguns custos e melhorias de produtividade dos profissionais. Dentre os principais benefícios de uma boa comunicação interna podemos citar:
- menor rotatividade dos colaboradores, visto que os profissionais se sentem mais valorizados e motivados na companhia;
- integração de novos profissionais, pois o bom clima organizacional torna o processo adaptativo mais rápido;
- redução de fofocas e boatos, pois estes tendem a prejudicar a empresa, em virtude de informações desencontradas que percorrem os corredores da companhia.
Como melhorar a comunicação interna e torná-la mais segura?
Ter uma boa comunicação implica em torná-la constantemente mais segura. Como falamos, as empresas devem se adequar à LGPD, de modo a resguardar não só os dados de clientes e parceiros externos, mas também os seus próprios. Dito isso, é fundamental adotar algumas boas práticas e assegurar essa segurança. Confira a seguir!
Definir protocolos de segurança
Uma das regras da LGPD é que a empresa tenha políticas claras de coleta, armazenamento e registro de dados. Dessa forma, minimiza-se o risco de extravio dessas informações, sendo que uma das formas de assegurar isso é pelo uso de firewalls. Outros protocolos cruciais nesse sentido estão relacionados com a atualização constante dos sistemas operacionais,uso de criptografia e antivírus.
Estabelecer níveis de acesso
Existem informações empresariais que só devem ser acessadas por alguns colaboradores e gestores. Por isso, estabelecer níveis de acesso, associado aos protocolos de segurança, reduz bastante o risco de extravio nos dados da empresa. Uma das formas de fazer isso é por meio de senhas fortes e que precisam ser trocadas constantemente.
Eliminar burocracias
Burocracias tendem a ser proporcionais ao tamanho da empresa. Imagine que um procedimento específico precise de autorização por escrito de um gerente: caso este tenha muitas ocupações e demore para dar um retorno, bastante tempo será perdido. Nos dias atuais, demoras desse tipo podem diminuir a competitividade do negócio, pois a agilidade é uma das palavras de ordem nesse cenário de transformação digital e inovação tecnológica.
Ser transparente
A transparência ocorre quando o gestor não só informa algo, mas também deixa claro o porquê daquele algo. Dúvidas ao longo do processo sempre podem surgir, cabendo aos tomadores de decisão da empresa serem os mais transparentes possíveis e estarem disponíveis para prestar esclarecimentos aos colaboradores.
Centralizar as informações
Empresas em processo de transformação digital geralmente têm os seus dados espalhados em muitos sistemas. A consequência quase inevitável disso é a demora no acesso às informações, além de menor eficiência e produtividade dos times. Não só as rotinas internas são prejudicadas, mas também o processo de atendimento ao cliente, que fica lento e gera insatisfação.
Felizmente, é possível integrar os muitos sistemas em uma única interface. Dessa forma, o colaborador e o gestor passam a ter acesso a informações em tempo real, sendo útil na maior agilidade no trabalho do primeiro e melhora nas tomadas de decisão do segundo.
Investir em boas ferramentas
A segurança na comunicação interna passa também pelo uso de algumas ferramentas. Elas são bastante úteis na colaboração entre os times e compartilhamento de informes do negócio e decisões dos gestores, de forma ágil e com poucos ruídos. Separamos algumas delas nas subseções a seguir. Acompanhe!
Rede social corporativa
Uma das principais vantagens de uma rede social corporativa está em promover uma comunicação mais horizontal na empresa. Ela funciona de maneira parecida às principais plataformas do mercado, possuindo um feed de publicações internas da companhia. Aqueles colaboradores mais jovens e que nasceram na era digital tendem a gostar bastante da rede social corporativa, sendo, portanto, um excelente meio de compartilhar conhecimento e informação relevante a todos na companhia.
Aplicativos
O uso de aplicativos para comunicação corporativa cresceu em virtude da crise sanitária. Bastante adotado para gerir profissionais remotos e promover a máxima eficiência da colaboração, eles promovem alta acessibilidade, visto que funcionam também em dispositivos móveis.
Ainda que pareça ser mais difícil cumprir prazos e executar atividades fora do escritório, os aplicativos auxiliam os profissionais por meio do envio de notificações. Com essa funcionalidade, os gestores também são beneficiados, pois a comunicação com o time permanece fluida e eficiente, ainda que de maneira remota.
Chat
O chat é um aplicativo que se tornou bastante popular nas empresas, por promover a troca rápida de mensagens. Existem várias formas de se comunicar e configurar essa ferramenta, sendo uma opção muitas vezes melhor do que o e-mail. Uma das razões que justifica isso é o fato de que o destinatário do correio eletrônico tende a demorar a responder, tornando a comunicação mais morosa e burocrática.
A comunicação interna tem por objetivo tornar mais eficiente a transmissão das mais diversas informações em uma empresa. Se você está em busca de maior segurança nesse sentido e adequação à LGPD, saiba que podemos ajudá-lo. O Proseia é uma solução centralizada de comunicação corporativa, reduzindo burocracias, aumentando a produtividade dos times e melhorando o gerenciamento de equipes remotas.
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