O trabalho remoto exige estratégias eficientes para gerenciar o ambiente. Por falar nisso, o compartilhamento de arquivos é um dos temas mais comentados porque envolve a organização de cada processo para facilitar os momentos de troca de ideias, reuniões e outras tarefas.
Para ter momentos mais tranquilos na hora do compartilhamento de arquivos, o ideal é mantê-los organizados em um computador ou em outros dispositivos. Sendo assim, é possível acessar qualquer documento em frações de segundo. Deseja saber mais sobre esse assunto? É só continuar com a gente!
Dicas para facilitar o compartilhamento de arquivos
A ideia aqui é descartar longas horas de busca por arquivos. Imagine você entrar numa reunião sem saber onde está aquele documento tão importante para apresentar ao seu chefe. É desesperador, concorda?
Agora imagine se todos os documentos estivessem bem organizados e padronizados. Certamente, o compartilhamento de arquivos seria um processo muito mais rápido e simples.
Quer evitar todos esses e outros problemas? Tome nota das 5 melhores dicas que vão deixar o seu trabalho remoto mais organizado e produtivo. Acompanhe!
1.Organizar os arquivos em categorias
No computador ou notebook, organize seus arquivos por categorias. O objetivo é manter a organização e poupar tempo na hora da busca. Para exemplificar melhor, acompanhe as dicas e use as opções mais adequadas ao seu trabalho. Veja!
- Se o seu trabalho é na área de finanças. É bom organizar uma categoria com esse nome. Em seguida, crie subgrupos para inserir os documentos. Exemplo: relatórios financeiros, planilhas de desembolsos e outros.
- Faz de conta que você trabalha no setor administrativo. Crie uma categoria com esse termo. Posteriormente, lance subgrupos (controle de ofícios, relatórios e outros) para facilitar sua organização.
2.Padronizar os arquivos
As pessoas que decidem trabalhar em ambiente remoto jamais devem esquecer de padronizar os arquivos. Esse é um passo importante, pois facilita a localização de artigos recentes e, sobretudo, os mais antigos. Contudo, ter um padrão nas informações é uma forma de armazenar os documentos de forma inteligente.
3.Ter controle sobre os documentos
Quem atua em trabalho remoto faz, diariamente, o compartilhamento de arquivos. Para cumprir essa tarefa sem maiores problemas, é necessário categorizar e padronizar os documentos. Mas, é apenas isso? Não! Você precisa ter o controle sobre cada arquivo.
Por isso, é bom saber quais informações estão sendo usadas, quem são as pessoas com acesso, quais versões em uso e outros pontos relevantes.
4.Implementar a metodologia 5S
A mais famosa metodologia criada no Japão é a metodologia 5S. Quando estamos falando em compartilhamento de arquivos, ela se encaixa muito bem. Já entendeu o que ela tem a ver com esse assunto? Veja!
Além de manter um ambiente de trabalho bem gerenciado, podemos incluir a organização de arquivos envolvendo o senso de organização para categorizar, padronizar, controlar e até compartilhar informações.
5.Investir em plataforma que compartilhe arquivos
Quando falamos em trabalho remoto não devemos esquecer de investir em ferramentas que possibilitem a distribuição da informação para as pessoas interessadas no assunto.
Nesse sentido, o Proseia é uma plataforma programada com funções específicas que facilitam a comunicação interna e, inclusive, o compartilhamento de arquivos. Tudo isso de forma gratuita.
As plataformas digitais surgem como uma alternativa eficiente para garantir uma maior produtividade da equipe. Elas têm a função de facilitar a dinâmica de trabalho remoto e, inclusive, o compartilhamento de arquivos entre os colaboradores. Nesse sentido, o Proseia representa uma solução basta inteligente.
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