Em tempos de pandemia, a videoconferência se tornou uma incrível ferramenta no mundo corporativo. As equipes que atuam em trabalhos remotos, jamais devem dispensar esse instrumento capaz de transformar momentos de reuniões em resultados muito produtivos.
A videoconferência é uma ferramenta de trabalho fantástica. É preciso saber usá-la de maneira profissional e produtiva. No entanto, isso requer conhecimento e maiores cuidados. Mas, como fazer isso? Curioso para saber? É só continuar curtindo a leitura deste post. Confira!
Melhores dicas para reuniões produtivas com videoconferência
Para garantir uma incrível reunião com o suporte de videoconferência, nada melhor que ajustar os pontos para que o encontro seja mais-que-perfeito. Lembre-se que qualquer detalhe faz toda a diferença. Sendo assim, acompanhe 10 TOP dicas para colocar em prática ainda hoje!
Use um excelente aplicativo
Para não ter dor de cabeça é bom escolher um bom aplicativo. A ideia é transmitir som e imagem com um elevado padrão de qualidade. Sendo assim, quem participar da reunião vai ter uma experiência incrível, pois, as mensagens serão transmitidas sem ruídos, além de otimizar o tempo.
Falando em padrão de qualidade, o Proseia, por exemplo, disponibiliza uma plataforma que unifica ferramentas como chat, videoconferência e feed integrado em uma única interface. Com ela, a interação com os colaboradores, o dinamismo e a comunicação são garantidos!
Disponha de uma boa iluminação
Participar de uma reunião em videoconferência é como se fosse tirar uma boa foto. Nesse sentido, a iluminação do local onde ocorrerá a transmissão deve passar por alguns critérios de qualidade. Veja:
- É hora de se posicionar? Evite ficar de costas para a janela porque a luz pode “confundir” a câmera do seu dispositivo, deixando sua face escura;
- Qual a melhor opção? Deixe a janela na sua frente ou na lateral. Para compensar o problema de iluminação, é só acender a luz do ambiente.
Optar por um ambiente silencioso
Imagine como é participar de uma reunião com crianças correndo pela casa, cachorro latindo, pessoas conversando no espaço! Situações como essa devem ser evitadas para que o momento seja produtivo e cause uma boa impressão. Mas, como driblar tudo isso? É simples. Acompanhe as sugestões:
- Feche a porta do local onde está ocorrendo a reunião;
- Deixar seus filhos e os animais de estimação com algum parente ou amigo;
- Tente se isolar em um ambiente limpo e agradável.
Ter foco na reunião
Para ter foco na reunião, só existe uma saída: evite qualquer distração. Não é só na reunião presencial que você deve estar atento. No ambiente virtual é semelhante. Sendo assim, atitudes precisam ser tomadas. Quer saber quais? Tome nota:
- Vai fazer uma chamada em videoconferência? Deixe disponível no computador apenas os arquivos que serão usados durante a reunião;
- Você precisa disponibilizar a tela de apresentação para os participantes? É bom saber que as abas abertas no seu computador estarão visíveis até que você desative a função de compartilhamento;
- Precisa disponibilizar outros documentos? Cuidado para não compartilhar informações confidenciais ou outros que gerem distrações.
Manter a câmera na altura dos olhos
Não sabe qual o melhor posicionamento da câmera? Sem dúvidas, é na altura dos olhos. Essa ação já descarta a possibilidade de observar sua imagem na tela do computador. É bom evitar! Dessa forma, a sintonia entre os participantes dá para superar qualquer expectativa.
Mas, será que essa regra serve para os notebooks? Não! Nesse aparelho, não é uma situação comum, pois a maioria possui uma webcam localizada na borda superior da tela. Caso opte por um dispositivo externo, vale montar um tripé ou até mesmo criar um apoio para que atinja a altura desejada.
Sentar de forma correta
Será que você já saiu de uma reunião em videoconferência com uma terrível dor nas costas? Se isso já aconteceu, sinto muito em informar que foi problema de má postura. Para não passar pelos mesmos constrangimentos, é bom ficar atento às melhores práticas. Veja como resolver!
- Sente de maneira confortável e com boa postura;
- Não cruze uma perna sobre a outra para não sobrecarregar o seu quadril;
- Se o assento não é confortável, é só colocar uma almofada na cadeira.
Utilizar fones de ouvido com microfone
Para ter uma agradável reunião em videoconferência, é sempre bom optar por um ambiente silencioso. Nesse caso, é possível usar o microfone do próprio notebook. Se a situação for contrária, não deixe de usar fones de ouvido com microfone. Quais as principais vantagens dessa prática? Acompanhe!
- O áudio sai nítido;
- Com acesso a um fone de ouvido com microfone você não incomoda as pessoas.
Cuidar da sua imagem
Muitas pessoas pensam que participar de uma reunião em videoconferência é de todo jeito. Trajes de pijama, cabelos desarrumados e outros erros devem ser evitados. A ideia é ter uma aparência profissional. Sendo assim, veja 2 dicas importantes e ponha em ação!
- Vai ligar a câmera? Se certifique que sua roupa e cabelos estão adequados para passar uma boa impressão;
- Como está seu ambiente de trabalho? Deixe os itens organizados.
Comunicar sem cometer gafes
Uma reunião presencial tem regras. Na online, não é diferente. Logo, é bom ter acesso às melhores práticas para evitar equívocos ou até mesmo certos constrangimentos. O que acha? Tome nota!
- Durante a videoconferência, respeite a fala do outro. Aguarde sua vez;
- Uma forma de evitar ruídos é manter os microfones desligados;
- Se tem algo a compartilhar na reunião, levante a mão, mas espere o seu amigo de trabalho concluir a fala.
- Para fazer pequenos comentários, use o chat.
Testar a velocidade da Internet
Minutos antes de iniciar a sua reunião em videoconferência, vale testar a velocidade da internet para saber o desempenho e a qualidade da sua conexão. A ideia é deixar tudo pronto para garantir um momento produtivo.
Mas, como proceder? Caso surjam problemas com a Internet, é só ficar atento aos pontos em questão!
- Downloads de arquivos pesados ou streaming de vídeo comprometem a velocidade da conexão. Evite;
- Para melhorar a estabilidade e a velocidade da sua conexão, é bom conectar seu computador por meio de um cabo de rede.
A videoconferência veio para garantir momentos à distância muito mais eficientes e produtivos. Falando nisso, o Proseia oferece uma plataforma gratuita de comunicação cuja interface de trabalho pode revolucionar ainda mais as reuniões entre colaboradores e gestores que atuam no sistema de trabalho remoto.
Você já deve saber que o Proseia unifica videoconferência e chat em uma só interface. Agora, é só testar. Vem prosear!