A videoconferência é um importante elemento às organizações. Isso porque facilita a construção de times remotos e otimiza a transformação digital das rotinas de trabalho, também promove uma gestão de pessoas mais moderna e alinhada à indústria 4.0.
No entanto, muitos executivos ainda desconhecem as vantagens ligadas à adoção da videoconferência, como o aumento da agilidade diária, a redução de custos e a melhoria da comunicação interpessoal. Também não sabem como, na prática, manter seus times conectados em torno de um objetivo. Por isso, não alcançam os melhores resultados.
Pensando na importância do tema, criamos um material completo para você. Hoje, vai entender o que é videoconferência, quais seus benefícios e como realizar. Boa leitura!
Afinal, o que é videoconferência?
O mercado tem passado por uma forte transformação digital, o que tem se intensificado graças aos avanços tecnológicos e às mudanças sociais. Atualmente, mais talentos desejam trabalhar de forma remota e ter flexibilidade no decorrer do expediente.
Nesse contexto, a videoconferência ganha destaque. Seu nome deriva de duas palavras: vídeo e conferência. A primeira diz respeito à visualização de imagens e sons, em tempo real (síncrono), de pessoas que não estão no mesmo local. A segunda, refere-se ao encontro realizado entre duas ou mais pessoas, tendo por objetivo deliberar sobre certa temática.
Assim, podemos dizer que videoconferência é uma reunião com qualidade visual, virtual e síncrona. Na prática, permite a conexão, em tempo real, de duas ou mais pessoas em locais diferentes, de modo que possam deliberar sobre determinada temática.
Você também pode imaginar a videoconferência como a tecnologia que permite o contato, tanto visual quanto sonoro, de profissionais que estão em localidades distintas.
É preciso frisar que uma videoconferência bem-sucedida depende de alguns recursos, por exemplo, uma boa plataforma de vídeo, conexão estável com a internet e pessoas engajadas em torno da discussão. Sem isso, a qualidade da reunião estará comprometida.
Também é importante que os executivos e líderes invistam continuamente na melhoria das reuniões por vídeo, objetivando o alcance de benefícios cada vez maiores à empresa.
Quais os benefícios ligados à videoconferência?
Os benefícios podem variar de acordo com alguns fatores, como o tipo de empresa, o perfil das equipes de trabalho e a cultura organizacional estabelecida. Por esse motivo, é preciso avaliar as melhorias obtidas em seu negócio e o retorno sobre investimento inicial.
Entretanto, algumas vantagens são naturais. Por exemplo, o aumento da transformação digital da gestão de pessoas e, por consequente, da empresa. Há, igualmente, a melhoria da comunicação interna e o aumento da agilidade das rotinas de trabalho.
Essas melhorias iniciais podem compor um ciclo virtuoso, garantindo um negócio cada vez mais moderno, ágil e bem organizado. Também podem levar a resultados superiores, como o crescimento da competitividade, da rentabilidade e do prestígio do empreendimento.
Melhora a comunicação interna empresarial
A comunicação interna refere-se ao diálogo entre os diferentes agentes que fazem parte da organização, como líderes e liderados. Seu sucesso depende de canais bem estabelecidos, compromisso dos comunicadores e redução de ruídos (empecilhos) à comunicação.
Na medida em que a comunicação interna falha, a empresa tem uma série de problemas. O aumento de erros, conflitos e acidentes no local de trabalho, por exemplo. Por outro lado, uma comunicação funcional aumenta a precisão e melhora a alocação dos recursos.
A videoconferência melhora a comunicação pois serve de canal, garantindo que emissor e receptor troquem as mensagens devidas. Além disso, reduz o número de ruídos que afetam a interação, aumenta o alinhamento e gera mais flexibilidade aos vários interlocutores.
Potencializa a transformação digital da gestão de pessoas
Transformação digital é coisa séria e ganha cada vez mais espaço na agenda das empresas. Conforme pesquisa da Deloitte, 89% dos líderes consideram a digitalização “importante” ou “muito importante”, sendo prioridade para os próximos anos.
Entretanto, é quase impossível falar em digitalização sem tocar em trabalho remoto, bem como experiência dos talentos e tecnologias em vídeo. Neste aspecto, podemos dizer que a videoconferência é uma espécie de “espinha dorsal” para a transformação digital da empresa.
Na realidade, é a videoconferência que permite que os profissionais, em qualquer lugar do mundo, encontrem-se e olhem “olhos nos olhos” para tomar decisões. Assim, conseguem realizar o trabalho desejado, nutrindo o mesmo nível de confiança e mais praticidade.
Melhora a aplicação do tempo
Você já deve ter ouvido falar que tempo é dinheiro. A verdade é que a correta aplicação do tempo resulta em produtividade e ótimas entregas, o que promove resultados superiores à empresa e às suas partes interessadas. Por isso, é algo crítico.
O problema é que encontros presenciais podem custar um tempo precioso aos talentos e equipes. Por vezes, é necessário viajar e pegar trânsito, além de reservar mais espaço na agenda e ter que conciliar o tempo dos vários integrantes. Isso é complexo e oneroso.
Videoconferências são bem mais flexíveis. Sim, você ainda precisa cruzar agendas e definir o melhor horário, mas as pessoas podem entrar na reunião de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão estável. Também não precisam gastar horas com deslocamento.
Aumenta o alinhamento das equipes
O alinhamento diz respeito à forma como os colaboradores estão organizados para atuar, perseguir determinadas metas e atingir resultados. Quanto maior o alinhamento, melhor; significa que a força de trabalho está seguindo a mesma direção.
Times mal alinhados podem ser vistos como um bando de pássaros voando em desordem, muitas vezes em direções opostas. É inevitável que hajam colisões no ar, isto é, acidentes. Por outro lado, times alinhados assemelham-se ao bando voando na clássica formação em “V”, seguindo uma mesma direção. Há mais sintonia, precisão e qualidade.
Na prática, a videoconferência aumenta as chances de que os profissionais saibam o que deve ser feito, por qual motivo e como. Também permitem que os líderes tenham mais tempo para dar atenção aos seus liderados, orientando-os na direção certa a ser seguida.
Reduz custos não estratégicos
É inevitável que empresas lidem com custos, que são sacrifícios monetários à manutenção das suas operações. Todavia, existem dois tipos de custos: os estratégicos, que geram novos negócios, mais crescimento e/ou produtividade; e os custos não estratégicos.
Custos não estratégicos são aqueles que não promovem retorno sobre investimento, sendo apenas uma saída de caixa. Gastos com erros e retrabalho, assim como baixa produtividade e desorganização, encaixam-se aqui. Existem, mas não geram qualquer benefício.
Felizmente, boas videoconferências ajudam a reduzir custos não estratégicos, mantendo o negócio enxuto e focado no que realmente importa. Além disso, promovem retorno sobre investimento, permitindo que a empresa alcance melhores resultados financeiros.
Promove mais satisfação aos talentos e fidelidade
Satisfação com o trabalho e fidelidade à empresa são assuntos em voga. Diversos negócios mensuram o percentual de talentos promotores, o impacto das suas marcas empregadoras e a qualidade do clima de trabalho, entre outras coisas, tendo por intuito melhorar.
Isso não ocorre por simples benevolência. Organizações amadas pelos colaboradores são mais prósperas. Segundo pesquisa, empresas que promovem qualidade de vida no trabalho são, em média, 86% mais produtivas e 70% mais rentáveis que suas contrapartes.
Novamente, a videoconferência ajuda muito. Os profissionais ganham em muitos sentidos, como em flexibilidade, bem-estar e conforto. Em contrapartida, tornam-se mais satisfeitos com a empresa e fiéis ao trabalho, também atuam como verdadeiros promotores da marca.
Aumenta a produtividade diária
Em poucas palavras, produtividade refere-se à medida de resultados entregues com os recursos disponíveis. Por exemplo, quanto seus profissionais conseguiram produzir com o tempo, orçamento e outros recursos que receberam? Quanto mais, melhor.
Infelizmente, muitos times atuam abaixo da produtividade ideal. Não conseguem bater suas metas, aplicar bem os recursos e conquistar as melhores métricas de performance. Isso implica em muitos problemas e pode até colocar em xeque a sobrevivência do negócio.
Neste caso, como a videoconferência gera mais alinhamento e satisfação, também promove mais produtividade diária. A força de trabalho sente-se motivada ao alcance de resultados superiores, aplicando mais da sua inteligência e boa vontade nas tarefas diárias.
Como realizar uma videoconferência?
Videoconferências bem-sucedidas ocorrem em função da tríade: planejamento, execução e controle. Portanto, é preciso planejar o que será feito, além de colocar a “mão na massa”, depois monitorar os resultados obtidos e promover melhorias.
Grosso modo, o planejamento refere-se à organização dos recursos necessários à reunião por vídeo, como tecnologias, pessoas e pauta. A execução diz respeito à aplicação prática, pois planejamento sem execução é “fogo de palha”. Por sua vez, o controle refere-se ao monitoramento e aprendizado, indispensáveis à correção e ao crescimento.
Nos tópicos seguintes, apresentamos 4 práticas para realizar uma videoconferência e como tirar o melhor de cada uma delas. Portanto, continue com sua leitura.
Planeje sua videoconferência
Comece por um bom planejamento. Defina qual será o objetivo da videoconferência e quais pessoas deverão participar, além de quais recursos serão precisos (como relatórios, slides, etc.) e como aplicá-los. O objetivo, aqui, é ter uma visão geral.
Uma ótima ferramenta ao planejamento é o chamado 5W2H, que consiste em um modelo para criação de planos de ação. Na realidade, seu nome é um acrônimo de 7 palavras do inglês (sendo que 5 delas começam com a letra W e 2, com H). Suas questões são:
- what — o que será feito?
- why — por que será feito?
- where — onde será feito?
- when — quando?
- who — quem vai participar?
- how — como será feito?
- how much — quanto vai custar?
Quanto mais clareza tiver sobre sua videoconferência, melhor. Assim, conseguirá prevenir erros, problemas e conflitos, também conseguirá tirar o máximo de proveito dos recursos disponíveis. Com tempo e experiência, esta etapa será mais fácil, rápida e precisa.
Conte com uma boa plataforma para videoconferência
Outro ponto importante é contar com uma boa plataforma para comunicação. Pense nesta plataforma como a tecnologia capaz de conectar as pessoas envolvidas na conferência, de modo que consigam compartilhar suas ideias, conversar e trocar opiniões.
Uma boa plataforma para videoconferência deve ser leve, permitindo que os participantes se conectem sem grande dificuldade. Também deve fornecer recursos úteis à interação, como compartilhamento de tela, áudio e vídeo, o que gera dinamismo.
Aqui, um ótimo exemplo é o Proseia, plataforma para comunicação interna. Ele fornece os recursos necessários para que times remotos se reúnam com qualidade e sem burocracia. Suas funcionalidades são acessadas pelo navegador, dispensando instalação.
Seja pontual, objetivo e interativo
Mesmo com um bom planejamento e plataforma de ponta, a videoconferência pode deixar a desejar. Isso porque muitos profissionais pecam na execução, tornando a reunião muito demorada, chata e pouco interativa. Assim, inibem os grandes resultados.
Para uma reunião objetiva, tenha uma pauta previamente pronta e um talento que atue como moderador. A ideia é seguir o script e, mesmo com eventuais desvios, focar no que é realmente importante. O moderador será responsável por conduzir a videoconferência.
Invista, também, na maior interação. Peça para que os colaboradores participem com mais frequência, compartilhem suas próprias ideias e forneçam contrapontos. Lembre-se que muitas cabeças pensam melhor que uma — e que a diversidade enriquece a reunião.
Monitore os resultados obtidos
Por trás da videoconferência, existe todo um processo de transformação digital. Por isso, é importante pensar na melhoria contínua, de forma que monitore os resultados alcançados para identificar falhas e promover ajustes. Assim, poderá evoluir.
Existem muitos indicadores úteis, como o tempo médio das videoconferências, a qualidade das conexões, a facilidade de acesso dos usuários e satisfação geral com a reunião. Defina um conjunto de indicadores, entre 4 e 8, que façam sentido para sua equipe e empresa.
Depois, inicie um ciclo baseado em construir, medir e aprender. Ou seja, construir suas videoconferências, mensurar os resultados obtidos e aprender para promover melhorias. Dessa forma, tanto empresa quanto profissionais podem ser beneficiados.
Veja, agora você está por dentro do tema. Lembre-se que videoconferência é uma reunião visual, virtual e síncrona. Seu uso pode promover muitas vantagens, como mais agilidade, produtividade e crescimento, além de digitalização para a empresa. Por isso, é preciso adotar boas práticas, como plataformas que melhorem a comunicação em equipes remotas.
Nesse sentido, a Proseia é destaque. Sua tecnologia permite uma comunicação multicanal, melhorando não apenas as videoconferências, mas toda interação entre as profissionais, líderes e equipes. Assim, promove um ambiente de trabalho mais ágil, fluido e funcional.
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