Como você mantém os funcionários remotos engajados? Essa é uma questão latente na mente de muitos líderes neste novo mundo onde o home office é algo habitual.
Embora seja absolutamente possível para as empresas aprenderem a trabalhar remotamente de forma eficaz, isso não acontece automaticamente. Mudar de um espaço de trabalho compartilhado físico para um conjunto de escritórios virtuais pode desafiar até mesmo o gerente mais experiente, principalmente quando o assunto é a comunicação. Mas, há solução!
Neste artigo, nós trazemos 5 dicas práticas para você melhorar a comunicação com times remotos. Confira!
1. Crie uma cultura de trabalho de escritório online
A transição para o trabalho remoto em tempo integral não significa que você perder o aspecto humano e a camaradagem acumulados ao longo dos anos. Mesmo dentro das limitações do trabalho remoto, você pode criar uma atmosfera de trabalho agradável e envolvente. Procure manter o toque humano nesta forma distante de trabalhar.
Para começar, ter um bate-papo geral ou um canal não relacionado ao trabalho pode ajudar os membros da equipe a relaxar e se divertir. Da mesma forma, adicionar mais profundidade às conversas perguntando sobre outros tópicos pode aumentar significativamente o moral de sua equipe.
Você pode até comemorar as conquistas de seus funcionários criando imagens, textos ou postagens de vídeo. Por exemplo, digamos que a pessoa XYZ completa dois anos na sua empresa, você pode postar sobre isso ou qualquer outra comunicação para comemorar a conquista. A organização de eventos ou concursos online também pode ajudar a reunir todos, como questionários, curiosidades ou até mesmo competições de talentos.
2. Defina e documente os processos com clareza
A estratégia de comunicação mais eficaz que uma empresa com funcionários remotos pode implementar é ter um processo documentado, para orientar sua equipe e KPIs objetivos para medir seu desempenho. Isso garante que todos estejam na mesma página, pois sua equipe entende exatamente o que se espera deles e como seu desempenho será medido.
Ao documentar claramente as expectativas e eliminar a subjetividade ao medir o desempenho, sua comunicação será mais eficaz, menos estressante e, além disso, sua produtividade aumentará. Isso também produz um benefício colateral de maior satisfação no trabalho entre os funcionários, o que leva a uma cultura da empresa mais forte e redução da rotatividade.
A chave aqui é documentar cada etapa de seus processos de forma que toda a sua equipe entenda claramente o que precisa fazer e como precisa fazer. A partir daí, você precisará definir KPIs mensuráveis objetivamente que se alinhem com sua meta final, porque isso garante que sua equipe está fazendo o trabalho que importa em vez de apenas estar ocupada, e a gestão não está baseando as decisões em emoções ou caprichos. Literalmente, todos os aspectos da comunicação dependem desses dois fatores poderosos.
Defina os processos com clareza! Essa é a melhor maneira de evitar mal-entendidos. Uma extensa base de conhecimento repleta de guias e instruções ajuda os funcionários a se familiarizarem com as estruturas e abordagens da empresa.
3. Elabore um boletim informativo interno para compartilhar informações
Uma das melhores vantagens de entrar em um escritório é que é fácil para os funcionários ficarem informados sobre os acontecimentos e projetos da empresa. Quando estão trabalhando remotamente, pode ser difícil para eles se manterem atualizados com as notícias internas, portanto, criar um local dedicado para que procurem informações é importante para agilizar a comunicação.
Uma ótima opção é enviar um boletim informativo interno por e-mail — ou por meio de uma plataforma específica — pelo menos uma vez por mês. Separe-o por unidade de negócios e atribua um líder de cada setor para reunir o conteúdo para uma única pessoa que monta o boletim informativo. Geralmente, essa é uma pergunta rápida para cada setor e ajuda você não apenas a comunicar notícias e acontecimentos em toda a empresa, mas também a criar um ótimo arquivo para consultar.
4. Invista em ferramentas de comunicação
O trabalho remoto se tornou mais comum hoje em dia, mas uma coisa que você sempre pode fazer para se comunicar e gerenciar bem sua equipe é ter um aplicativo versátil que eles possam visitar, onde você pode carregar as tarefas, agendas e reuniões de uma só vez. É muito colaborativo e útil que, mesmo que eles não consigam se comunicar com você, possam ver como a equipe deve funcionar.
Existem muitas ferramentas de comunicação interna que você pode usar para gerenciar uma equipe remota. Por outro lado, é fácil se deixar levar e cair na sobrecarga de ferramentas. Você pode acabar com uma mistura confusa, que sua equipe não sabe como e quando usar. Muitos deles têm recursos e funcionalidades sobrepostos.
Portanto, é importante que você selecione cuidadosamente uma lista de ferramentas e também defina como usá-las. Sem essa clareza, cada membro da equipe usará uma ferramenta ou aplicativo com o qual se sinta confortável.
5. Comprometa-se com uma plataforma que funciona para você
Existem dezenas de opções para armazenar conteúdo na nuvem, portanto, o céu é o limite na hora de organizar seus documentos e sistemas. Escolha uma plataforma que tenha todas as ferramentas e recursos de que sua empresa precisa e certifique-se de comunicar claramente como você treinará sua equipe nas melhores práticas de uso da ferramenta. Crie um guia com algumas dicas e truques úteis sobre como usar a plataforma que os funcionários novos e atuais possam consultar facilmente.
O tema comum ao procurar maneiras de se comunicar estrategicamente com sua equipe remotamente é “sistemas”. Ao implementar procedimentos operacionais padrão que funcionam para o seu negócio e se comprometer a estabelecê-los e implementá-los em toda a empresa, você pode se surpreender com a rapidez com que sua equipe se adaptará.
Treinar novos membros da equipe e comunicar-se remotamente pode ser intimidante, mas existem maneiras de navegar com sucesso pelo processo quando você implementa as ferramentas e sistemas corretos.
Por fim, vale ressaltar que, mesmo que você tente designar diferentes ferramentas para diferentes tipos de comunicação, isso ainda pode complicar a situação, pois a maioria das ferramentas de comunicação, como dissemos, tem funcionalidades sobrepostas.
Sua ferramenta de mensagens instantâneas pode ter um recurso de videochamada e alguns de seus funcionários podem se sentir compelidos a usá-lo em vez de mudar para um aplicativo de videochamada separado. Da mesma forma, os membros da equipe podem querer discutir alguns detalhes específicos do projeto por meio de bate-papo, em vez da ferramenta de gerenciamento de projetos, que invariavelmente pode alienar outros membros da equipe.
Em vez de usar dezenas de ferramentas de comunicação, você pode usar uma plataforma unificada para gerenciar todos os meios de comunicação com times remotos em um único lugar. O Proseia, por exemplo, reúne várias funcionalidades em um único aplicativo que pode ser acessado direto do navegador de seus funcionários, de forma prática e intuitiva.
E já que estamos falando em comunicação, siga aqui no blog e conheça quatro dicas para melhorar a sua comunicação empresarial!