A comunicação dentro de uma empresa é tão importante quanto a que é feita com clientes. Afinal, ela é responsável por alinhar o trabalho dos colaboradores com as expectativas da empresa, garantindo maior produtividade. Mas para que isso aconteça é preciso desenvolver um bom planejamento de comunicação interna.
No post a seguir saiba o que é esse plano e suas vantagens. Além disso, confira como ele se relaciona com a cibersegurança da empresa. Boa leitura!
Afinal, o que é o planejamento de comunicação interna?
Um planejamento de comunicação interna envolve todas as ações que devem ser implementadas em uma empresa, a fim de que colaboradores possam trocar informações entre si, receber feedback, acompanhar processos e se engajar, de forma geral, em tudo o que é pertinente a seu trabalho.
Com ele, a empresa pode decidir questões práticas, como quais canais de comunicação devem ser priorizados, além de entender melhor o cenário da comunicação interna. Ou seja, por meio de determinados indicadores estabelecidos no plano, é possível acompanhar se as ações estão trazendo resultados positivos. Além disso, os departamentos responsáveis por ele podem ter insights sobre quais são os pontos a serem melhorados no futuro.
Sendo assim, para criá-lo é possível seguir um passo a passo importante, que envolve ações como:
- análise do ambiente interno e como acontece a comunicação hoje;
- determinação do que o público, ou seja, os colaboradores, esperam da comunicação no dia a dia, seja ela relacionada ao trabalho ou a simples troca de mensagens com os colegas;
- definição sobre quais objetivos gerais e específicos sua empresa quer alcançar com determinados padrões de comunicação interna;
- escolha das ferramentas ideais para otimizar o dia a dia.
Quais as vantagens de fazer um planejamento de comunicação?
Com o planejamento de comunicação interna a empresa pode aproveitar diversas vantagens. Veja algumas delas a seguir!
Organização de dados
Quando a empresa define um plano, é possível organizar melhor todos os dados que circulam no ambiente corporativo. Por exemplo, ao centralizar a comunicação, você pode saber como os processos de trabalho andam, registrando reuniões, ideias e decisões que foram tomadas nelas. Assim, se qualquer informação precisa ser checada ou comprovada, ela não estará perdida em outros canais.
Além disso, com uma comunicação centralizada e planejada, você consegue reunir dados de qualidade sobre como os colaboradores trocam informações e trabalham em equipe, usando as ferramentas que você disponibiliza.
Estabelecimento de um ambiente saudável
Quando os colaboradores sabem quais padrões a empresa espera e têm clara sua cultura, fica mais fácil se identificarem com ela. Além disso, com uma comunicação interna melhor planejada, os trabalhos podem ocorrer em um fluxo melhor, evitando idas e vindas de informações, o que ajuda a garantir melhor produtividade e, consequentemente, maior satisfação.
Além disso, ao criar uma comunicação acessível a todos e investir em um espaço para que possam se expressar e receber ajuda, os profissionais também podem valorizar essa troca com os colegas e diretoria, garantindo um ambiente mais saudável para a empresa.
Redução de informações falsas
Se você sabe onde as informações e conversas circulam, fica mais fácil reduzir informações falsas, que não só podem prejudicar a empresa, como também trazer problemas para determinados colaboradores, se estiverem relacionadas à calúnia.
Nesse caso, não significa que a empresa vai controlar e acessar conversas privadas das pessoas, mas ao centralizá-las, fica mais fácil averiguar possíveis desavenças, se necessário, bem como promover mais ações de respeito entre os colegas, diferente do que aconteceria se cada um usasse o canal de comunicação que quisesse para conversar sobre trabalho e assuntos pessoais.
Definição de ações mais adequadas
O planejamento de comunicação interna também traz a vantagem de definir ações mais adequadas. Por exemplo, se você oferece um espaço de comunicação, mas percebe que os profissionais não se engajam em usá-lo, é mais fácil rever esse investimento, pesquisar o que deu errado e decidir por mudar a estratégia.
Aumento da privacidade
Imagine um colaborador enviando um arquivo confidencial pela internet para um colega. Dentro do ambiente empresarial, isso até pode acontecer com mais segurança, dadas as configurações de rede corporativa. Mas e se isso acontecer em uma rede doméstica e os dados forem roubados? Por isso, o planejamento de comunicação interna também é uma forma de pensar em soluções que ajudem a garantir a segurança da informação.
Como o planejamento ajuda a evitar ataques cibernéticos?
O planejamento de comunicação interna não visa apenas a eficiência do trabalho na empresa, mas também busca garantir a segurança de tudo o que deve circular entre os colaboradores. Nesse sentido, tomar essas ações deve ser uma prioridade. Afinal, nos últimos tempos, muitas empresas estão sujeitas a problemas com ataques cibernéticos, inclusive, com dados de clientes e colaboradores sendo expostos.
Durante a pandemia, por exemplo, os ataques aumentaram 300%, devido à fragilidade dos sistemas das empresas e à adoção repentina do home office. Com isso, muitos colaboradores precisaram trabalhar com canais pessoais, o que ajuda a aumentar o risco.
Sendo assim, ao planejar corretamente a comunicação interna e investir em soluções mais seguras, é possível minimizar os riscos.
Por exemplo, quando você adota uma ferramenta de comunicação interna, que permite a realização de processos do dia a dia e a troca de informações em diferentes formatos, inclusive de forma privada, é possível manter todos os colaboradores trabalhando em um só sistema, mesmo se estiverem fora da empresa. Assim, nenhum dado fica exposto e é possível proteger ainda mais a empresa.
Além disso, esse também pode ser um canal para informar os colaboradores sobre quais medidas de segurança podem adotar.
O planejamento de comunicação interna facilita a rotina empresarial e garante não só um fluxo melhor de trabalho e produtividade, mas também promove um espaço de compartilhamento entre os colaboradores. Além disso, ele é fundamental para garantir a cibersegurança da empresa, já que ao centralizar a comunicação, é possível garantir a circulação dos dados em um ambiente mais protegido. Para isso, vale usar ferramentas específicas de comunicação interna.
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